1) Anticiper le projet de formation

Connaître le cadre juridique

Code du Sport, notamment articles R. 212-1 à R. 212-95 ;

L’ensemble des textes de référence des CC, BPJEPS, DEJEPS, DESJEPS et leurs différentes mentions, est disponible sur le site du Ministère : http://www.sports.gouv.fr/, par le chemin Emplois & Métiers > Découvrir nos offres de formations > BPJEPS/DEJEPS/DESJEPS, onglet « Réglementation » .

Prendre contact avec le conseiller de la DRAJES

L’organisme de formation doit prendre contact avec le conseiller en charge du suivi du diplôme concerné au niveau régional avant le dépôt d’un dossier d’habilitation afin d’éclaircir et de définir le contenu du dossier d’habilitation, et d’être accompagné dans son projet.
Vous trouverez la liste des conseillers techniques et des gestionnaires administratifs ci-dessous.
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repartition diplomes

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Si vous souhaitez mettre en œuvre une mention ne figurant pas dans la liste de celles déjà existantes en Nouvelle-Aquitaine veuillez envoyer une demande de rendez-vous via la messagerie institutionnelle du pôle formation : drdjscs-na-formation-js@jscs.gouv.fr

Les projets de formations ouvertes à l’apprentissage

L’opportunité d’une formation ouverte à l’apprentissage doit faire l’objet d’une rencontre entre l’organisme de formation et le CFA puis d’un entretien tripartite avec le conseiller de la DRAJES en charge du suivi du diplôme en début d’année civile N pour un début de formation prévu en septembre de l’année N+1.

2) Elaborer et déposer un dossier de demande d’habilitation

Remplir le cahier des charges

• Un dossier par mention du BPJEPS, DEJEPS ou DESJEPS
• Le dossier de demande d’habilitation répond aux exigences du cahier des charges mentionné à l’article R212-10-11 du code du sport 
• Le cahier des charges comprend
  • des clauses générales (un dossier unique par Organisme de Formation)
    • elles permettent d’identifier l’organisme de formation et d’apprécier sa capacité à organiser et porter une formation de manière générale.
  • des clauses particulières (un dossier par mention pour la région Nouvelle-Aquitaine)
    • elles permettent d’apprécier la capacité de l’organisme de formation à porter une formation définie.

Les deux parties du dossier, clauses générale et clauses particulières, doivent être présentées de manière distincte (deux dossiers différents).

Calendrier du dépôt des dossiers d’habilitation de la DRAJES Nouvelle-Aquitaine

Les modalités de dépôt et le calendrier sont arrêtés par le directeur régional et départemental (article R212-10-12 du code du sport)

En Nouvelle-Aquitaine, le dossier d’habilitation doit être déposé 6 mois avant la date des TEP ou 6 mois avant la date du début de la première session de formation pour un Organisme de Formation qui n’organise pas de TEP.

La date du positionnement marque le début de la session de formation.

Dépôt du dossier de demande d’habilitation auprès de la DRAJES Nouvelle-Aquitaine :

Envoi du dossier d’habilitation en deux versions

• Une version papier sera envoyé par voie postale à l’adresse suivante :
  • DRAJES Nouvelle-Aquitaine, 7 Boulevard Jacques Chaban-Delmas, 33525 BRUGES Cedex
• Une version dématérialisée sera envoyée parallèlement au format « pdf » sur la boîte fonctionnelle :
  • drdjscs-na-formation-js@jscs.gouv.fr
  • si le fichier envoyé dépasse 3Mo l’utilisation d’un lien de téléchargement renseigné dans le courriel sera nécessaire

La DRAJES délivrera un accusé de réception à l’organisme de formation dans un délai de 15 jours suivant la réception du dossier.

3) Etre habilité

La décision d’habilitation

Lors de l’instruction du dossier d’habilitation, la DRAJES est susceptible de demander des compléments au dossier d’habilitation que l’organisme de formation est tenu de fournir.
Les motifs de refus d’habilitation peuvent porter sur les points suivants :

• Le non-respect des modalités de dépôt du dossier de demande d’habilitation ;
• L’appréciation de la DRAJES au regard du dossier déposé sur la capacité de l’organisme de formation à dispenser une formation conforme au règlement du diplôme préparé et la capacité à offrir des garanties de réussite.

A l’issue de l’instruction, la DRAJES notifie, le cas échéant, la décision d’habilitation à l’organisme de formation par courrier. Cette décision précise la période d’habilitation (soit 5 ans), le nombre maximal de sessions de formation par an et par lieu de formation, l’effectif minimal de stagiaires (soit 8, sauf dérogation) et maximal en parcours complet et les modalités de certification.

A noter : Dans le champ sportif, les dossiers d’habilitation pour les BPJEPS, DEJEPS et DESJEPS peuvent être soumis à l’avis du Directeur Technique National selon les arrêtés de mention, transmis dans un délai de deux mois suivant la réception du dossier.

NB : le défaut de réponse de la DRAJES dans un délai de 6 mois après réception du dossier complet vaut accord.

Respecter ses engagements

L’article R. 212-10-13 du code du sport définit les engagements que l’organisme de formation prend dans sa demande d’habilitation.
Ces engagements, au nombre de 11, sont résumés ci-dessous :

1. Respecter les conditions fixées par le cahier des charges et le règlement du diplôme ou du certificat complémentaire pendant toute la période de l’habilitation ;
2. Déclarer ses sessions de formation ;
3. Renseigner FOROMES en matière d’inscription des candidats et de résultats aux épreuves certificatives ;
4. Procéder à l’inscription auprès de la DRAJES des personnes entrant en formation après vérification des conditions d’inscription fixées dans le règlement du diplôme ou du certificat complémentaire ;
5. Communiquer les pièces demandées par la DRAJES, prévues par arrêté, lors de l’inscription des personnes entrant en formation ;
6. Présenter à la DRAJES toute pièce demandée lors des contrôles sur pièce ou sur site et faciliter le déroulement des contrôles sur site ;
7. Obtenir la validation écrite du directeur régional et départemental de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale pour toute modification du dossier initialement déposé ;
8. Fournir à la DRAJES toutes les pièces nécessaires à la tenue des jurys ;
9. Présenter un bilan des actions de formation et de leur mise en œuvre et un bilan d’insertion des diplômés selon des modalités fixées ;
10. Signaler à la DRAJES tout cas de fraude et tout incident ou dysfonctionnement lors d’épreuves certificatives déléguées ;
11. Respecter les règles déontologiques de fonctionnement des jurys.

Selon l’article R.212-10-15 du code du sport, en cas de non-respect de ces obligations, le directeur régional et départemental de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale peut procéder :

• A la suspension d’une ou plusieurs sessions de formation en cours ou à venir ;
• A la suspension de l’habilitation de l’organisme de formation, entraînant la suspension de toute session de formation à venir ;
• Au retrait de l’habilitation.

Renouvellement d’une demande d’habilitation pour une mention d’un diplôme :

Article R212-10-14 du code du sport :
Le directeur régional de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale peut accorder un renouvellement de l’habilitation pour cinq ans sur demande de l’organisme de formation déposée au moins six mois avant le terme de l’habilitation.
Le directeur régional et départemental s’assurera :

1. Du respect des engagements souscrits lors de la demande d’habilitation ;
2. De la tenue à jour du dossier répondant au cahier des charges ;
3. Du respect du cahier des charges ;
4. De la qualité de la mise en œuvre des sessions de formations antérieures sur la base des bilans produits ou des contrôles effectués.

Le directeur régional de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale notifie sa décision au plus tard deux mois après réception de la demande de renouvellement.

Relation entre la DRAJES Nouvelle-Aquitaine et les Organismes de formation :
Voici le memento décrivant les procédures de travail en Nouvelle-Aquitaine, version de juin 2018 avec les annexes :

MEMENTO formations Nouvelle-Aquitaine juin 2018

(PDF – 1.2 Mo)

Annexe 1

(Word – 35.5 ko)

Annexe 2

(Word – 12.3 ko)

Annexe 3

(Word – 14.5 ko)

Annexe 4

(Word – 37.5 ko)

Annexe 5

(Word – 106.5 ko)

Annexe 6

(Word – 23.1 ko)

Annexe 7

(Word – 13.1 ko)